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按卷整理模式下归档文件材料组卷方法有那些?

????文章来源:陇西县档案局???? ????更新时间:2011-7-19

 

按卷整理模式下归档文件材料组卷方法有那些?

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1)管理类文件材料一般采取以问题特征为主,结合其它(责任者、时间、文种、地区、通讯者)特征组卷。会议文件材料,一会一卷或数卷;工作计划、总结等文件材料一般按文种或责任者组卷;统计报表、名册等文件材料,按问题结合部门组卷;非诉讼案件的材料(含人民来信),可按问题和人名组卷,可一案一卷或数卷。
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2)产品类、科研类、基建类、设备仪器类文字材料一般按所反映问题的有机联系结合时间组卷。文字材料较少或图样材料与文字材料密不可分时,图样材料与文字材料可混合组卷,一般文字材料排列在前,图样材料在后。密不可分的文字材料依次排列在一起。即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。图样材料按图样目录排列,没有目录的,按其内容反映对象的隶属关系和有机联系排列。
产品文件材料一般按计划决策、设计、试制、鉴定、生产等阶段分别组卷。材料较少时,各阶段可合并组卷;材料较多时,可在各阶段内按问题、结构(部件或组件)或专业、系统分别组卷。机电产品图样材料按产品设计、工艺、工装分别组卷。
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3)科研课题文件材料按科研课题研究阶段(立项准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用)分别组卷。
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4)基建工程文件材料按基建项目立项、设计、施工、竣工四个阶段分别组卷。立项阶段文件材料按项目申报、地质勘探、工程征地、申照、招投标、工程监理等方面分别组卷。设计阶段文件材料按工程设计程序,即初步设计、技术设计、施工图设计三个阶段分别组卷。工程施工与竣工阶段文件材料,一般按单位、单项工程或专业分别组卷。
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5)设备仪器文件材料按材料形成环节分别组卷。各个环节的材料较少时,可合并组卷;材料较多时,可按问题、专业、系统、工艺、部件等分别组卷。单体设备仪器文件材料,按其型号组卷。同型号的设备仪器文件材料,按其固定资产编号顺序分别立卷,一套图样材料的,归入第一台(套)设备仪器立卷。
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6)会计类文件材料组卷应按照财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》进行。会计凭证由经办会计按形成时间顺序分别装订成若干册,一册为一卷;会计帐本一本为一卷;财务年报、季报、月报要分别装订成卷。

 

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