首页局馆园地政务公开现行文件视频新闻图片档案网上展厅案卷目录编研成果名人档案档案法规陇西变迁
?通知公告
2018年陇西县档案局现
陇西县2016年档案工作
2016年全县档案工作要
关于分解2016年全县档
陇西县档案局关于公布全县
?每月大事
陇西县大事记(2017年7月
陇西县大事记(2017年6月
陇西县大事记(2017年5月
陇西县大事记(2017年4月
陇西县大事记(2017年3月
陇西县大事记(2017年1月
陇西县大事记(2016年12
?陇西变迁
陇西其他历史遗迹
培育李氏文化品牌的价值和
陇西:大唐李姓的标志
陇西古代文化补遗
陇西秧歌
感受陇西
陇西牌坊
?网站首页 》 档案知识

家庭建档问答

????文章来源:陇西县档案局???? ????更新时间:2011-7-19

 

家庭建档问答

一、什么是家庭档案?

家庭档案是指家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的,归属个人保存备查的文字、图表、声像及其他各种形式的历史记录。

二、家庭档案有什么特点?

家庭档案是档案的一部分,它具有档案的本质属性和主要特点,即历史的原始记录。所不同的是家庭档案是家庭历史的原始记录。由于家庭档案形成于家庭成员的家庭活动和社会活动,和其他档案的形成范围明显不同,所以家庭档案又具有它自身的特点。主要有:

家庭档案的私有性

家庭档案是家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的,在家庭生活中形成的当然归家庭所有,在社会活动中形成的是指可以由个人保存、归个人所有的;家庭档案的整理是在家庭中进行的,家庭档案除寄存在国家档案馆外,保存地点也都是在各自的家庭。所以,从家庭档案的形成、整理方式上看,家庭档案都属于家庭及家庭成员个人所有。

家庭档案的广泛性

第一、家庭档案形成范围广泛。它产生于千家万户,涉及每一个家庭,比机关、社会团体及企业事业单位档案的形成有着更为广泛的社会基础。

第二、家庭档案所反映的内容非常广泛。就一个家庭来说,它所有的档案反映的内容可能是比较单一的,但成千上万户家庭档案所反映的内容则非常广泛,每个人在社会活动中形成的档案除了在其所服务的单位保存之外,还有相当数量保存在家庭。

第三、家庭档案的形式是广泛多样的。一个家庭所藏档案的形式可能比较少,但成千上万户家庭所藏档案的形式是多种多样,甚至可以说涵盖了我国档案的所有载体形式和记录方式,比机关、社会团体及企业事业单位的更为广泛。

家庭档案的隐私性

家庭档案的隐私性,指家庭中的一些档案包含有家庭个人和家庭生活的秘密。比如与家庭生活相关的个人财产和收入信息、家庭成员健康状况文件、有关家庭荣誉的文件及特殊工艺、技术诀窍的秘方等。对这些家庭档案,不但要对社会保密,而且在家庭内部也要有所保密,而且有些材料的保密性还是相当强的。比如祖传秘方、武术世家的祖传图谱,更要根据祖传规矩进行保管,绝对不外传;恋爱书信、家庭成员个人日记,家庭其他成员也不能随意观看。

家庭档案的社会性

虽然家庭档案记录和反映的是一个家庭的状况,但它却是社会的缩影,家庭档案影射着社会的发展变化,千千万万户的家庭档案也反映、记录着社会前进的步伐。家庭档案除了记载家庭生活外,还反映着家庭成员参与社会活动的情况,是社会公共档案资源的重要补充。由于家庭档案的价值不同,有的对国家和社会有保存价值的家庭档案,可能由家庭向国家档案馆移交、捐赠,或者由国家档案馆有偿征集,使这些家庭档案进入国家档案馆,成为社会公共档案的一部分,得以长期或永久保存、流传。

家庭档案的有限的时效性

一般情况下,多数家庭档案只对家庭有使用价值,对国家和社会没有多大的保存价值。因此,家庭档案保存的时效是有限的,它没有国家公共档案那样较长的时效。家庭档案的有限的时效性主要体现在:一是随着家庭的解体或消亡,家庭档案绝大多数要废除销毁;二是家庭某成员如果故去,除了留存一些有纪念意义的外,则可以从家庭档案中剔除销毁;三是家庭中某些档案,如购货发票、设备使用说明书等,随着这些物品在家庭中使用功能的丧失,它几乎也没什么保存价值,也应该销毁。

三、建立家庭档案有什么作用?

家庭档案对于促进家庭成员的学习、工作和生活,促进家庭的幸福与美满以及促进精神文明建设都具有重要的作用。一般说来,家庭档案的作用主要有以下几个方面:

家庭档案是维护家庭及其成员权益的法律书证

俗话说空口无凭,立字为证,或说口为空,字为宗。这里所说的,往住指的是契约、合同等家庭档案,这些在解决债务、产权和着作权等纠纷,证实个人的学历、经历以及工资、福利等待遇问题等方面,具有权威性的法律书证。

家庭档案是家庭日常生活管理的参考依据

在家庭日常生活管理中,要经常利用家庭档案作参考、作依据,不断改善家庭生活。家庭档案记录着家庭的各种消费,通过对家庭各种消费的分析,完全可以看出家庭消费的利与弊,从而较好地控制家庭消费,使家庭消费按计划进行。许多家庭生活管理实践证明,家庭档案是家庭日常生活管理的得力助手,建立家庭档案,利用家庭档案,会大大改善家庭管理,提高家庭生活水平和生活质量。

家庭档案是家庭教育的生动教材

家庭档案真实地记录了家庭生活方方面面的情况,记录了家庭成员工作、学习和生活等正反两方面的经验,记录了子女成长的轨迹和父母对他们的情与爱,可谓一部家庭的百科全书,是千金难买的传家宝,是用于进行家庭教育的不可多得的好教材。这可以从以下三个方面看:

第一是家庭集体教育的教材。家庭档案中的家谱、家史等,其编纂者以当时社会的观点、立场,真实地记人叙事,反映了当时的社会制度、经济关系、伦理道德,是当时家庭、社会面貌的记录,它可以使家庭每位成员直观、具体地了解姓氏历史、家庭演变发展史,是对家庭成员进行爱国、爱家教育的好素材。家庭档案中的当家理财记录,可以使家庭成员了解家庭收入、消费情况,是勤俭节约、艰苦朴素作风教育的具体素材。家庭档案中阖家欢聚的照片、家庭成员生日录像、家庭大事记等,有助于增加家庭亲情,增加家庭幸福感和凝聚力。

第二是家庭成员自我教育的教材。家庭档案中的大学毕业同学录、题词册等,是大学生活的温磬回忆,记载着学友的亲切嘱咐、热情鼓励,每当在生活中碰到烦恼,在工作中遇到挫折的时候,重新翻阅,就会一扫心中的氤氲,恢复活力和生气。家庭档案中的革新成果、职称证书、职务任命书、荣誉证书等,直接反映了家庭成员工作中的业绩,是家庭成员辛勤工作的结晶。欣赏这些档案,更能体验到人生创业的艰难,感受事业成功的喜悦,感激前进道路上师长、领导、同事、朋友的培养、帮助和指导,更加珍惜自己努力所得到的及未竟的成果。

第三是家庭成员互相教育特别是家长对孩子教育的教材。家庭中父亲、母亲成长的记录,特别是成功业绩的记录,本身对孩子就是一种示范,就是一种引导,可能引起孩子为之自豪。家庭中孩子成长的记录,也是父母辛勤培育的见证。欣赏这些记录,特别是观看孩子学习、工作成果记录,可能令父母感到欣慰,感到骄傲。

家庭档案是科学研究的可靠资料

家庭档案能原原本本地把家庭成员的个人活动情况及家庭集体活动清况记录下来,因而它是家庭历史的真实写照。一部完整的家庭档案,就是一个家庭历史的缩影。它既是研究家族史、家庭史及家庭成员历史的最可靠的第一手材料,也是研究社会历史发展变化的可靠资料。

家庭档案记载了家庭成员的工作足迹,是家庭成员工作成果的一种积累,也是家庭成员深入进行科学研究的可靠资料。

家庭档案是传播精神文明的有效载体

家庭档案作为一种有形的原始记录,是家庭文化的一部分,是传播精神文明的有效载体,对家庭每位成员有着潜移默化的教育作用,它有助于家庭成员思想道德的修养,有助于家庭和睦,建立良好的家风。

家庭档案充实、丰富了国家档案资源宝库

国家档案资源按所有权划分包括国有、集体所有和私人所有。家庭档案归私人所有,是国有档案资源的必要补充。家庭档案虽然在一个家庭数量并不是很多,但在社会上的总和,是一笔藏量巨大的档案资源,是对我国档案资源宝库的极大丰富。

四、家庭建档档的内容

家庭档案的内容很多,一般包括:宝宝康乐档案、学生时代档案、恋爱婚姻档案、工作成果档案、当家理财档案、医疗保健档案、家庭历史档案等。

宝宝康乐档案

宝宝康乐档案主要是指婴幼儿时期形成的档案,档案的内容往往是非常丰富并充满趣味性的,主要包括:、计划生育材料、胎儿诞生及发育成长材料、婴儿出生档案、婴幼保健档案、婴幼教育档案、婴幼音像档案及其他档案材料等。

学生时代档案

宝宝长到6岁或7岁就开始上学了,在漫长的学习岁月里,形成有保存价值的材料很多。主要有:学习课本、学习成绩、学习作业、发表的作品、证件、照片、录音、录像、升学考试材料、日记、书信、毕业纪念及同学互赠材料、择业材料等。

恋爱婚姻档案

??? ? 恋爱婚姻档案主要是指谈恋爱到结婚这一阶段形成的档案材料。主要有:恋爱书信及照片、结婚证书、结婚照片、婚礼录像等。

工作成果档案

工作日记、发表的论文及着作手稿、科研革新发明材料、工作照片及录像及其他材料。

当家理财档案

当家的内容很多,具体说包括以下几个方面:一是组织管理家庭中的日常生活,其中包括家庭经济管理、家务劳动管理、家庭饮食管理、家庭物资管理、家庭环境卫生管理、家庭安全管理、家庭娱乐管理等;二是订立家规,建立正常的家庭生活秩序,树立新风,搞好家庭中的精神文明建设;三是搞好家庭教育,培养好子女。我们所说的当家理财主要指的是当家内容的第一部分,即家庭经济管理、家庭物资管理等。当家理财是一门学问,俗话说:勤俭持家。为了当好家,理好财,我们在消费过程中,在物资使用及保管中,应该精打细算。要精打细算,就得有一本账,就得保存好当家理财的各种记录。

医疗保健档案

?? ? 家庭成员看病的病历,及做检查形成的各种X光片、CT片及各种诊断结果记录,治疗疾病的原始单据,都应受善保管,为家庭成员价建立起医疗保健档案。

?? ? 家庭历史档案

家庭历史档案包括:家史、谱牒(又称家谱、宗谱、族谱)等。具有几千年历史的谱牒档案,是巨大而十分难得的文化史料宝库,是历史文化财富中的宝贵遗产。

家庭档案除了以上七个方面的内容构成外,还有其他一些内容,这些内容可以设置在综合类里面。比如:、园家欢聚的照片、家庭成员生日录像、家庭成员有纪念意义活动的录音、家训、家庭会议记录簿、家庭大事记和奉献录、家庭成员基本情况记录等。

五、怎样收集家庭档案?

家庭档案的收集,是把散存在家庭成员手中的及其他有关方面的具有保存价值的材料收集起来,以便集中统一管理。

家庭档案收集的内容主要包括三个方面:

??? ? 1、对家庭成员手中档案材料的收集;

2、对家庭整体形成的档案材料的收集;

3、对家庭历史档案材料的收集。

收集是家庭档案管理的基础,做不好收集工作,就不会有完整的家庭档案。

家庭档案收集的要求

1、遵循家庭档案的自然形成规律

家庭档案的收集,必须谨循家庭档案的自然形成规律,提高收集的科学性和实用性、根据家庭生活规律和家庭成员工作特点及过程,采取适当的收集方法。既保证家庭档案的完整、安全,又不影响家庭生活及家庭成员工作的使用。

2、保持家庭档案的完整

家庭档案是家庭历史及家庭生活、家庭成员工作发展变化历程的真实记录,在收集过程中,必须注意它的完整性。

3、保证家庭档案的质量

收集是保证家庭档案质量的重要关口,只有完整、准确、系统的家庭档案才能充分发挥其作用。所以家庭挡案的收集必须把好质量关。保证收集的家庭档案应该是有价值的,对家庭和家庭成员关系重大的、别有情趣的真实记录家庭生活的档案材料。

4、重点收集有家庭特色的档案

收集的档案材料应该全面反映整个家庭活动、各个方面都不应偏废。此外,还应有重点地收集档案,除了收集保存价值高的档案材料外,重点就是收集反映家庭特色的档案材料。注意把其他家庭少有的,具有自己家庭特色的档案材料收集起来。科研人员、工程技术人员搞发明创造、科技研究,设计的图纸;作家创作的手稿;运动员取得的奖牌、奖章、奖状;这些都是各自家庭的特色档案。

家庭档案收集的方法

??? ? 1.确定专人负责收集

2.明确家庭档案的收集范围

凡是对家庭成员工作、学习、生活有查考利用价值的,就应列入家庭档案的收集保存范围。在确定家庭档案收集范围时,可参照家庭档案的内容构成,结合本家庭实际,确定本家庭档案的收集范围。

3.研究形成规律,把捏家庭档案收集时机

家庭档案是家庭生活的伴生物,它们是按照家庭活动的程序有规律形成的。我们应把握家庭档案的形成规律和收集规律,不失时机地做好收集工作。

六、家庭档案怎样整理?

家庭档案的整理,是将处于零散的和需要条理化的家庭档案材料,进行基本的分类、排列和编号、编目、装盒,组成有序的体系。

家庭档案整理要谨循家庭档案的自然形成规律和保持档案材料之间的有机联系。

家庭档案的分类

家庭档案分类就是把家庭形成的全部挡案,按其来源、时间、内容和形式的异同,分成一定层次的类别,使家庭档案构成一套有机的体系。

家庭档案分类的一般方法

家庭档案内容极为丰宣,涉及面很广,而且由于家庭结构不同,家庭成员经历不同,家庭档案的类别也不尽相同。对一个家庭内的档案进行分类,一般可采取按家庭职能、按家庭成员、按家庭档案材料载体、按家庭档案材料中所反映的内容、按家庭档案材料名称进行分类。

l.按家庭职能分,可把家庭档案分为生产类、教育类、当家理财类、文化娱乐类、保健类、综合类。

2.按家庭成员分,即按家庭中每个成员,可把家庭档案分成综合类和祖父、祖母、父亲、母亲、兄弟姐妹、子女个人成员档案。每个家庭成员由生到死形成的全部档案材料作为家庭档案类目之一,家庭整体形成的档案材料,或者归入不了家庭成员类中的材料可放入综合类。

3.按家庭档案材料反映的内容分,可将家庭档案分为宝宝康乐类、学生时代类、恋爱婚姻类、工作成果类、当家理财类、医疗保健类、家庭历史类、综合类等。

4.按家庭档案材料的名称分,可将家庭档案分为证书类、贵重证券类、病历类、票据账目类、书信类、照片类、音像类、综合类。

5.按档案制成材料及其形式不同可分为纸质材料、胶片(正片、底片)、磁性材料(录音带、录像带、计算机软盘)、综合类等。

家庭档案分类方法的综合运用

家庭档案分类方法,在家庭档案分类中可以综合运用。主要是三种:

1.成员——内容分类法

首先把家庭档案材料按家庭成员分开,然后在每位家庭成员下面再分内容。由于家庭档案里有些档案材料反映的是属于整个家庭或家庭中两个以上成员的情况,不能归属于某个家庭成员中,所以得设立综合类。

2.内容——成员分类法

首先把家庭挡案材料按内容分开,然后在内容下面再分家庭成员。

3.形式——内容分类法

首先把家庭档案按形式分开,然后在形式下面再分内容。

家庭档案的排列

家庭档案分类方案确定后,要按照家庭档案的分类对家庭档案材料进行系统地排列。

家庭档案一般设两级类目,如成员——内容分类法,成员是一级类目,内容是二级类目;内容——成员分类法,内容是一级类目、成员是二级类目;形式——内容分类法,形式是一级类目,内容是二级类目。家庭档案材料一般在二级类目下按时间、按档案材料的重要程度进行系统排列,档案材料数量少的也可在一级类目下排列。

家庭档案的编号、编目

家庭档案材料经过分类、排列以后,每件档案材料的位置都固定了,应该进行家庭档案的编号和编目了。家庭档案材料的编号和编目是以为单位进行的。这里的,一般以每份档案材料为一件,档案材料中的正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复印件为一件,名册、图册等一本为一件;一次活动、一个主题、一个事项的照片为一件等等。

家庭档案的编号

家庭档案的编号主要指每件家庭档案材料的编号。家庭档案数量特别多的还应该给家庭档案盒编号。

在分类方案的二级类目内(家庭档案数量少的在一级类目内),按家庭档案材料的排列顺序从“l”开始编流水号,这就是家庭档案的编号。

家庭档案的编目

家庭档案的编目,主要包括编制家庭档案材料目录、编页号、填写家庭档案盒脊背标签。

家庭档案的装盒

家庭档案的装盒是指:将家庭档案材料按件号顺序装入档案盒、填写档案盒脊背项目等工作。家庭档案装盒应注意:档案材料应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与档案材料目录中相应条目的排列顺序相一致,一盒装满后,顺次装入下一盒,以便于检索查询及利用完毕后归位。

纸质档案材料的装盒

纸质档案按件号顺序装盒,将家庭档案的类目、起止件号(盒内排列最前和最后的家庭档案件号,其间用连接)、年度等项标注到档案盒的脊背上。

照片档案的装盒

家庭一般使用影集来保存照片,而影集没有设置照片的摄影者、主要内容、摄影时间等说明项目。所以我们提倡使用专门的照片档案夹。

1.编排方法

照片在整理中要科学地分类编排。

1)按人编排

这是把每个家庭成员的照片作为一类单独整理。按人分类后,每个人的照片再按时间顺序排列。对一些全家福、集体照片等可以直接按时间编排。

2)按内容编排

即把同一内容的照片归在一起编排。如一项工作、一次旅游、一次探亲访友照片,都可以单独编排。

编排方法往往是互相结合运用。如先按人员编排再按内容编排,或先按人员编排再按时间编排。

2.文字说明

给照片填写文字说明,这是家庭档案管理的重要内容。主要有以下内容:

事由:照片所反映的人和事的情由;

地点:拍摄照片的具体地点;

时间:照片的拍摄时间或照片反映的人和事的时间;

人物:照片中的主要人物的姓名、身份等;

拍摄者:照片的拍摄个人或单位。

文字说明应简洁、通顺,字数不宜太多。

音像档案、机读档案的装盒

家庭中的录音带、录像带、计算机软盘,前两项在档案管理术语中称之为音像档案,计算机软盘则可称之为机读档案。在整理录音带、录像带、计算机软盘时,可在原来的盒子上面贴上一个标签,按本家庭档案分类方案填写件号、题名、责任者等事项。

七、家庭档案怎样保管?

家庭档案保管,对家庭档案的科学管理与有效利用以及家庭档案的长久保存都具有重要的意义。

家庭档案保管的内容及要求

家庭档案保管的内容

家庭档案保管,是在家庭档案的日常管理中,创造适合家庭档案保存的条件与环境,妥善保护家庭档案的一项日常的工作。其内容包括:家庭档案的排架和保洁;围绕防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防光、防尘、防污染而采取的防护性方法与治理手段;在家庭档案流动过程中采取一定的措施,保护其安全与完整,避免档案丢失。

家庭档案的保管方法

纸质家庭档案材料的保管

家庭中纸质档案材料能够装盒的都按家庭档案整理顺序装入档案盒保存。档案盒竖式存放。

感光材料的保管

照片的保管:装入照片档案册竖式存放。

底片的保管:把底片从整卷中一张张剪下来,装进照片档案册中和底片相同的照片旁。在整理底片时要小心谨慎,防止底片划伤,防止手指直接触摸底片,留下指痕。

磁性材料的保管

家庭档案中的磁性材料主要有录像带、录音带和计算机软盘、磁带。

磁带在放置之前,要避免快速卷带,不可靠近带有磁场的物体,不可放在高温处,也要避免阳光直射,不可放在潮湿处,朝湿容易使磁粉脱落,磁带都应有盒子,且应放清洁之处,防止灰尘。磁带保存几个月未用,则应走带一次,以免产生复印效应或粘着。磁带不宜堆叠一起。应该在磁带盒上用纸条注明时间、内容,便于查找。

家庭档案的排架

家庭档案的排架,就是根据预定的排架方法,将家庭档案盒()摆放在相应的柜架上实行定位管理。一般是按不同的类别、不同的保管期限顺序排架。按从上到下、从左到右的顺序,以便于管理。家庭档案排架要保持适宜的饱和度,排架过挤会增加档案盒()的摩擦,不利于家庭档案的保护;太松又影响档案架的有效利用。

家庭档案的保管期限

家庭档案保存多长时间,应该有一个价值标准。这个价值标准就是对家庭及家庭成员、对社会有长久保存价值的家庭档案材料长久地保存下去;在一定时间内有保存价值的,则实行定期保存,可以建一个家庭档案保管期限表,依据保管期限表对所存的家庭档案材料进行定期审查鉴定,应该销毁的销毁,便于合理利用空间。

 

陇西县档案馆、陇西县档案学会主办
办公电话:0932-6622235 传真:0932-6622235?
Copyright 2010 All Rights Reserved.? 地址: 陇西县巩昌镇文化路号 邮编:748100