首页局馆园地政务公开现行文件视频新闻图片档案网上展厅案卷目录编研成果名人档案档案法规陇西变迁
?通知公告
2018年陇西县档案局现
陇西县2016年档案工作
2016年全县档案工作要
关于分解2016年全县档
陇西县档案局关于公布全县
?每月大事
陇西县大事记(2017年7月
陇西县大事记(2017年6月
陇西县大事记(2017年5月
陇西县大事记(2017年4月
陇西县大事记(2017年3月
陇西县大事记(2017年1月
陇西县大事记(2016年12
?陇西变迁
陇西其他历史遗迹
培育李氏文化品牌的价值和
陇西:大唐李姓的标志
陇西古代文化补遗
陇西秧歌
感受陇西
陇西牌坊
?网站首页 》 档案知识

家庭档案整理方法

????文章来源:陇西县档案局???? ????更新时间:2011-7-19

 

家庭档案的整理,即是把处于相对零乱状态的家务文书、记录等材料,经过分类、整理,使之系统化,以便于日常保管和利用。它的主要内容是分类和整理,下面分别介绍于后。

一、 家庭档案的分类
? ?
分类,亦称"归类",即是指根据事物的同和异将其集合成类的进程。家庭档案的分类,就是指在整理家庭档案的过程中,按照其来源、时间、内容等特征分成若干类别。
??
(一)家庭档案分类的意义和要求
? ?
一个家庭的档案既是一个有机的整体,又是若干问题或类型档案的组合。为了体现这种关系,就需要把一个家庭的档案分成若干个类别,进而进行整理,以便于保管和使用。家庭档案分类后,要有次序地进行编目和排列工作,使一个家庭的档案还原为一个整体,这就是家庭档案分类的全过程。
? ?
家庭档案的分类,是家庭档案整理的一个中心环节。分类质量的好坏,对于整理工作的质量及以后的查找使用,都有较大的关系。我们对家庭档案进行科学的分类,不仅能提高家庭档案整理的质量,而且还能使家庭档案管理有条不紊,有规可循。因此,做好家庭档案的分类,是十分重要的。
? ?
家庭档案的分类,必须以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导思想,根据家庭档案的特点,按照一定的要求来进行。分类的主要要求有以下几点:
? ? 1
、选择什么样的分类方法,要从家庭档案形成的特点和规律出发,既要符合实际,又要保持它们间的内在联系。
? ?
所谓家庭档案的内在联系,就是指家务文书、记录在产生和处理过程中形成的内部相互关系。比如,家庭某成员向组织递交的开业申请书,与组织发给从业者的各种登记表、批示表等之间,就具有有机的内在联系。分类时,就应考虑这种关系。
? ? 2
、根据家庭档案内容的成份和数量,将其分为若干大类,类内再分项,项内又分条目,这样的分类层次应当清楚。类、项、目的概念要明确,相互间界限需分明,不能互相交*或重合。
? ? 3
、家庭档案分类的标准应一致,做法要统一,要尽量避免前后左右互相矛盾的现象。
? ? 4
、家庭档案的分类必须要便于日后家庭档案管理和查找利用。如果不便于管理和利用,分类就失去了意义。
??
(二)家庭档案特征分类法
? ?
我们从家庭档案的形成规律中知道,家务文书与公务文书一样,都具有六大特征,即年度(代)、作者、问题、成员、名称(或叫文种)、通讯者。用这些特征分类,既能保持其内在联系又便于日常管理和使用。
? ? 1
、年度(代)分类法。即是按照家庭档案形成的不同年度或者年代,进行分类。如果家庭档案每年形成的材料数量较多,就可以直接采用年度分类法,如1999年、2000年……。档案材料比较少的家庭,则可采用年代分类法,即把档案分成几个历史阶段或时期,来进行整理,如80年代、90年代……,或婴幼儿时期、少年时期……。
? ? 2
、作者分类法。就是指按照形成家务文书的作者设立类项,进行分类整理。如:某单位给家庭成员的奖励材料,其作者就是某单位。整理时,即可按单位分类立卷。按作者立卷较困难的,也可采取变通方法,从家务文书材料的来源去分类,即本家庭自身形成的材料,外单位和个人有关本家庭的材料。
? ? 3
、问题分类法。指按照家庭档案的内容所论述和反映的问题来设立类、项,进行分类的方法。如:家谱家族类、文化教育类、家用设备类等等。问题分类法由于在实际的整理分类过程中较多使用,因而我们在这里根据家庭档案的形成规律、管理实践和有经验同志的介绍,把它归纳为如下几类,以供参考。?? 1)家谱家族类:包括生卒日期、遗嘱、遗照、家谱族书、家史、自传、回忆录、结婚证书、离婚证书及法律字据等;
??
2)政历活动类:包括政历材料、履历表、思想总结、党、团申请书、批示表、提拔任免、落实政策、劳动模范、先进事迹、劳动就业、奖惩材料、聘书、荣誉证书、徽章等;
??
3)工作活动类:包括工作实绩、工作总结、业务考核、职称评定、论文着述、工作日记、备忘录、名片及科研成果材料等;
??
4)经济活动类:包括收支帐、存折、公债券、人情簿、人身保险、财产保险、购物凭证、承包合同、土地档案、契约协议等;
??
5)文化教育类:包括学历、学位证书、学习成绩单、报告单、学生评语、学习奖惩、学位论文、着述手稿等;
??
6)卫生保健类:包括病历单、药单、医疗手册、药品储用说明、病理照片、防疫卡片、体检记录、疗养记实、烹饪技术、营养知识等;
??
7)综合类:包括房产、地产证、家具、电路电器设备、煤气管道等的图纸、安装维修使用说明书及上述各类不能容纳的各种材料。
?? 4
、成员分类法。即是指按家庭档案内容所涉及的成员或制成家务文书的成员来设立类、项进行分类。例如,父亲档案、母亲档案、儿女以及家庭其他成员档案等。
? ? 5
、名称分类法。就是指按照家务文书材料的名称来分类整理。如,报告、通知、申请等,它相当于公文的文种分类。按这种方法分类后,如材料较少,也可采用变通方法,即按凭证、证件、书信、日记等名称来分类。
? ?
按家庭档案内容的名称来分类,在实际的整理分类中也较为多用,故我们同样把它概括归纳如下,以供参考。
??
1) 传记材料:如家谱、家史、自传、回忆录、日记等;
??
2)证件材料:如学历证书、职称证书、工作证、结婚证、出生证、选民证、独生子女证、党团员证、会员证、任务书、奖状、证书等;
??
3)凭据材料:如契约、盟约、合同、公证书、购物凭证、借贷字据以及房屋产权证、土地使用证等;
? ?
4)书信材料:如家庭成员与亲朋好友的来往信件等;
? ?
5)文书表册材料:如申请书、总结报告、自我鉴定、履历表、登记表、奖惩材料等,以及家庭成员论文着述等;
? ?
6)录音录像材料:如家庭成员的文娱生活声像片,有关学习和工作的录音、录像带等;
? ?
7)重要文摘、书画及剪贴资料;
? ?
8)其它材料;
? ? 6
、通讯者分类法。指按照家庭档案来往文书的情况进行整理分类。
??
(三)家庭档案分类法的结合运用
? ?
上面我们介绍了6种基本的家庭档案分类法,在实际的档案分类当中,这些分类法并不单独使用。因为一个特性是很难全面反映出家庭档案的内容和成份的。因而,一般都是两种或两种以上的分类法结合起来运用。
? ?
值得注意的是,分类方法的结合运用,只能在分类的不同层次中分别选用不同的分类方法,而不能在分类的同一层次中同时采用两种或两种以上的分类方法。也就是说,要全面提示出家庭档案的内容和成份,可采取第一层次以年代分类,第二层次在成员分类,第三层次以问题分类;或第一层次用成员、第二层次用年代、第三层次用问题……这种多层次的分类方法,其主要优点是:分类整理后的档案材料,不会因家庭成员的迁移而影响档案的管理。比如,家庭中的子女,成年婚嫁后,有关他们的家庭档案材料交子女保管是很方便的。当然,如果家庭档案材料数量较少,就应当选用其他的分类方法。
? ?
除上述分类法外,我们还可以列出许多其它的组合分类方法。家庭档案的分类,究竟采用几个层次?怎样组合分类好?应根据各个家庭的具体情况来决定。
? ?
二、 家庭档案的整理
? ?
家庭档案的整理,是指把一个类别内一定数量的单份文书材料,按照它们相互间的联系和特点,转化成档案保存起来的过程。根据现行的有关规定,既可以采用传统的立卷方式,也可以不装订成案卷,以""为单位进行保管。

家庭档案整理程序:分年度(代),不同年度或年代的材料要分清--分类别,按材料内容的问题或名称分大类--分制作材料,不同制作材料的档案,应选用不同的保管形式。

 

陇西县档案馆、陇西县档案学会主办
办公电话:0932-6622235 传真:0932-6622235?
Copyright 2010 All Rights Reserved.? 地址: 陇西县巩昌镇文化路号 邮编:748100